Privacyverklaring werken

Privacyverklaring

• 1. Definities

  Wij gebruiken bepaalde termen in deze privacyverklaring. Hieronder leest u wat wij hiermee bedoelen:

  • Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, geboortedatum en adres.

  • Verwerken: alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen, maar ook het opslaan, raadplegen, wijzigen en verwijderen van uw gegevens uit onze administratie.

• 2. Wie zijn wij?

  Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door de Stichting Sint Maartenskliniek (KvK-nummer 41055111), hierna aan te duiden als “Sint Maartenskliniek”.

• 3. Hoe verkrijgt de Sint Maartenskliniek uw persoonsgegevens?

  In de meeste gevallen verkrijgen wij de persoonsgegevens rechtstreeks van u.

  Als u solliciteert verstrekt u zelf een aantal gevraagde gegevens aan ons. Denk daarbij aan uw naam, uw telefoonnummer of uw e-mailadres, maar bijvoorbeeld ook aan uw curriculum vitae.

  Als u bij ons in dienst treedt, door ons wordt ingehuurd, of op een andere manier werkzaamheden voor ons verricht (stagiairs, uitzendkrachten, gedetacheerden, vrijwilligers, consultants, ZZP-ers, leerlingen)  dan hebben wij gegevens van u nodig.

  Daarnaast worden er tijdens uw loopbaan allerlei gegevens vastgelegd: van salarisgegevens en verlofregistraties, tot gespreksverslagen en correspondentie.

• 4. Waarvoor verwerkt de Sint Maartenskliniek uw persoonsgegevens?

  Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende grondslagen:

  • Om te kunnen besluiten of wij een overeenkomst met u aan willen gaan. 
    Om uw sollicitatie of uw inschrijving voor een van onze activiteiten (bijvoorbeeld voor deelname aan een congres) te kunnen behandelen, vragen wij uw persoonsgegevens.

  • Voor het sluiten van de arbeidsovereenkomst.
    Om een arbeidsovereenkomst af te kunnen sluiten vragen wij om persoonsgegevens. Denk daarbij ook aan gegevens die nodig zijn om u aan te kunnen melden voor een pensioenregeling of een collectieve verzekering. In deze gevallen kunt u niet weigeren om gegevens te verstrekken. Doet u dat wel, dan kan dat betekenen dat wij u niet in dienst nemen of dat u geen gebruik kunt maken van bepaalde voorzieningen.

  • Voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst.
    Wij hebben gegevens nodig voor het bijhouden van relevante personeels-, financiële-, uren-, verzuim- en salarisadministratie. Daarnaast willen wij zorgen voor een goede beveiliging (toegangsbeheer / autorisatie ruimtes en systemen) en willen wij een eigen account kunnen aanbieden in onze digitale werkomgeving.

  • Voor het nakomen van een wettelijke plicht.
    Wij verwerken persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en geldende regelgeving en beroepsregels. Enkele voorbeelden zijn de identificatieplicht, het correct afdragen van belastingen en premies en de re-integratieverplichting.

  • In het kader van een gerechtvaardigd belang.
    Hierbij moet gedacht worden aan een situatie waarbij een juridische procedure dreigt of zich afspeelt en wij verweer moeten kunnen voeren.

  • In het kader van een vitaal belang.
    Er kan zich een noodsituatie voordoen, zoals een ongeval of een aandoening waarbij u acute zorg nodig heeft. In dat geval is het nodig om over uw persoonsgegevens te kunnen beschikken om bijvoorbeeld medicijnen toe te dienen (bijvoorbeeld bij een ernstige allergie, epilepsie of suikerziekte), hulp te kunnen regelen of anderen te kunnen informeren.

  • Toestemming.
    Voor bepaalde handelingen hebben wij uw duidelijke en ondubbelzinnige toestemming nodig.

  Mochten wij uw gegevens voor een ander doel willen gebruiken, dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren, dan zullen wij u daar vooraf om toestemming vragen.

• 5. Welke gegevens verwerkt de Sint Maartenskliniek van u?

  Sollicitanten:

  • NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats);

  • geboortedatum;

  • geslacht;

  • telefoonnummer en e-mailadres;

  • curriculum vitae (cv);

  • motivatiebrief;

  • overzicht opleidingen, cursussen en trainingen.

  Aanvullend als u bij ons in dienst komt:

  • kopie geldig legitimatiebewijs (niet als het ‘personeel niet in loondienst’ betreft);

  • Burger Service Nummer (BSN);

  • bankrekeningnummer;

  • nationaliteit;

  • burgerlijke staat;

  • partnergegevens en aanspreeknaam;

  • Verklaring Omtrent Gedrag (VOG);

  • eventuele voor de functie noodzakelijke (kwaliteits)registraties;

  • eventuele werkvergunning;

  • foto (voor de medewerkerspas);

  • overige gegevens die nodig zijn voor onze personeels-, salaris-, verzuim- en verlofadministratie, waaronder ook correspondentie en gespreksverslagen.

• 6. Met wie deelt de Sint Maartenskliniek uw persoonsgegevens?

  Het uitgangspunt is dat we uw gegevens niet met anderen delen. Dat doen we alleen als daar een goede reden of zelfs een verplichting voor is. Zo verstrekken wij bepaalde gegevens aan het pensioenfonds PfZW om uw pensioen te kunnen regelen en ontvangen de Belastingdienst en het UWV gegevens van ons op basis van een wettelijke verplichting. Ook kunnen in het kader van een ‘loonbeslag’ gegevens verstrekt worden aan de deurwaarder.

  Soms verstrekken we gegevens aan een derde partij die uw persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de Sint Maartenskliniek. U kunt daarbij bijvoorbeeld denken aan de  leverancier van het personeelsinformatiesysteem of de organisatie die voor ons het eigen risicodragerschap voor arbeidsongeschiktheid uitvoert. Met die bedrijven sluiten wij dan een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen van de privacy wetgeving.

  Derden aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken zijn zelf ook verantwoordelijk voor de verwerking van die gegevens en voor de naleving van de privacy wetgeving.

  Wij delen geen persoonsgegevens met partijen die buiten de EU zijn gevestigd, of gegevens buiten de EU opslaan.

• 7. Hoe gaat de Sint Maartenskliniek met uw persoonsgegevens om?

  Uw persoonsgegevens worden niet langer dan noodzakelijk is, voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt, bewaard. Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht of een bewaartermijn op grond van beroeps- of gedragsregels dan houden wij die termijnen aan.

  In het geval van uw sollicitatie of uw inschrijving voor een van onze activiteiten verkrijgen wij u gegevens via e-mail, het sollicitatieformulier op www.werkenbijsintmaartenskliniek.nl en in (telefoon)gesprekken. Deze gegevens bewaren wij tot uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure. Als wij in de toekomst opnieuw contact met u willen opnemen voor een vacature, dan vragen wij toestemming om uw persoonsgegevens langer op te mogen slaan. Dat zal dan maximaal één jaar zijn.

  Een salarisdossier verwijderen we, op grond van de wet, zeven jaar nadat de arbeidsovereenkomst is beëindigd en de kopie van het legitimatiebewijs moeten wij voor de Belastingdienst tot vijf jaar na het einde van het dienstverband bewaren.

  Binnen de Sint Maartenskliniek worden uw persoonsgegevens conform vigerende wet- en regelgeving beveiligd. Dat doen wij bijvoorbeeld door de toegang tot uw persoonsgegevens te beperken, uw account te beveiligen, gebruik te maken van veilige communicatiekanalen en netwerkbeveiliging. Ook geldt voor al onze medewerkers die toegang hebben tot uw persoonsgegevens een geheimhoudingsplicht en mag alleen geautoriseerd personeel uw gegevens inzien en verwerken. Verder maken wij afspraken over goede beveiliging met partijen die voor ons gegevens van u verwerken.

• 8. Welke regels gelden voor de Sint Maartenskliniek bij de verwerking van persoonsgegevens?

  Bij de verwerking van persoonsgegevens is de Sint Maartenskliniek onder meer gebonden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de Wet Werk en Zekerheid, de Arbowet, de Participatiewet, NEN 7510, 7512 en 7513. Daarnaast nemen wij ook de NVP-sollicitatiecode in acht.

• 9. Welke rechten heeft u?

  Het recht op inzage en kopie van uw dossier.

  U heeft recht op inzage en een kopie van uw dossier, met uitzondering van eventuele persoonlijke aantekeningen van uw leidinggevenden en anderen. In ieder geval wordt binnen één maand na ontvangst van uw verzoek inzage in of kopie van uw dossier gegeven.

  Het recht op correctie.

  Dit correctierecht, het wordt ook wel het recht op rectificatie genoemd, is alléén mogelijk als de gegevens in uw dossier feitelijk onjuist, onvolledig of irrelevant zijn; bijvoorbeeld als er een verkeerde naam of adres in staat.

  Dit recht is niet bedoeld om indrukken, meningen of conclusies, waar u het niet mee eens bent, te corrigeren. Denk bijvoorbeeld aan een functionerings- of beoordelingsverslag.  In dat geval is het altijd wel mogelijk uw eigen (afwijkende) verklaring aan uw dossier toe te laten voegen.

  Het recht op vernietiging van (een gedeelte van) het dossier.

  U heeft recht op vernietiging van een gedeelte of uw gehele dossier. Een verzoek daartoe wordt in beginsel gehonoreerd. Aan dit verzoek moet binnen drie maanden gehoor worden gegeven, tenzij er sprake is van een uitzondering op dit vernietigingsrecht. Bijvoorbeeld als het bewaren van de gegevens nodig zijn bij de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, een gerechtvaardigd belang is of als dit volgens de wet niet is toegestaan.

  Het recht op beperking

  Indien gegevensverwerking niet meer nodig is voor de doeleinden, kunnen de gegevens ‘beperkt’ worden. Let wel: de Sint Maartenskliniek streeft er naar zo min mogelijk data te verzamelen (dataminimalisatie).

  Het recht op overdraagbaarheid van gegevens

  U heeft het recht om persoonsgegevens, die u zelf heeft aangeleverd of aangemaakt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare manier te verkrijgen om over te dragen aan een andere partij, mits dit technisch mogelijk is.

  Het recht op intrekken van de toestemming

  U heeft het recht om de eerder gegeven toestemming in te trekken.

• 10. Hoe maak ik gebruik van mijn recht(en)?

  Voor het uitoefenen van deze rechten kunt u uw verzoek schriftelijk kenbaar maken bij de manager P&O.

• 11. Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

  Binnen de Sint Maartenskliniek kennen we een Functionaris gegevensbescherming die zich onder andere bezig houdt met het bewaken van de privacy en informatiebeveiliging.

  Voor algemene vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens door de Sint Maartenskliniek of voor vragen over de beveiliging van uw persoonsgegevens of als u misbruik ervan vermoedt, neemt u contact op met de Functionaris voor gegevensbescherming. Ook bij klachten kunt u zich tot deze persoon wenden.

  Verder staat het u altijd vrij om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. De toezichthouder op de privacywetgeving is de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt contact opnemen met de toezichthouder via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. 

• 12. Kan de Sint Maartenskliniek dit document wijzigen?

  Ja, onze privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen. De Sint Maartenskliniek zal de privacyverklaring aanpassen als er zaken in de verwerkingen veranderen, of als er andere verplichtingen ontstaan.

  De wijzigingen worden bekendgemaakt op de website van de Sint Maartenskliniek.

• 13. Contactgegevens Functionaris gegevensbescherming

  Postadres:
  Sint Maartenskliniek, t.a.v. Functionaris gegevensbescherming
  Postbus 9011
  6500 GM
  Nijmegen

  E-mailadres: [email protected] 

  Telefoonnummer: 024 -365 9261